Quels sont les objectifs de votre séminaire ?
Cette étape est la plus importante d’une bonne organisation et de la réussite d’un séminaire. C’est en fonction des objectifs fixés que vous pouvez établir un planning adapté, décider du lieu et des activités à pratiquer. Sachez qu’il existe plusieurs types de séminaires et le but varie d’un cas à un autre. Un séminaire de motivation par exemple permet de consolider la cohésion du groupe et de renforcer l’esprit d’équipe. Dans cette optique, vous pouvez vous orienter vers les lieux exotiques en pleine nature. Pensez à vous organiser une amont et à prévoir du matériel de qualité : les besoins sont différents en extérieur avec une tente nomade ou dans des lieux fermés en intérieur. Un séminaire de formation permet de réunir les collaborateurs pour échanger sur les nouveaux projets, les nouvelles compétences et dialoguer autour des problématiques de l’entreprise. Pour ce type d’evenement, il faudra privilégier l’aide d’un professionnel équipé du matériel nécessaire qui facilite l’intégration des collaborateurs et leur participation aux échanges.
Quel est le budget prévu pour le séminaire ?
Une fois les objectifs définis, il faudra se focaliser sur la trésorerie. Le budget est un facteur déterminant pour réussir l’organisation d’un évènement. Suivre un séminaire de 3 jours à Paris dans un hôtel de luxe et échanger pendant 2 jours de séminaire dans un établissement en pleine nature sur la Côte d’Azur ne visent pas les mêmes objectifs et ne demandent pas le même budget. En d’autres termes, le choix du lieu de votre séminaire ainsi que le programme élaboré dépend des fonds réservés à l’évènement. Plus votre budget est important, plus l’endroit choisi sera attrayant et le programme sera riche. Il faut réussir à adapter vos envies à votre budget afin d’organiser un séminaire qui répond à vos objectifs stratégiques.
Quel est le planning de votre séminaire ?
Dans l’optique de réussir un séminaire d’entreprise, on a tendance à rentabiliser chaque minute, oubliant que l’on peut vite tomber dans l’excès. Attention à éviter un séminaire 100 % fun ou un programme avec des plages de travail trop importantes. Dans l’un comme dans l’autre, cela peut laisser un piètre souvenir à vos collaborateurs. Pour cela, en tant que l’organisateur de l’évènement, il faudra respecter un équilibre entre les différentes séquences. Premièrement, commencez par dresser les sujets qui seront abordés lors du séminaire. Dès cette étape, vous pouvez définir le temps de travail à respecter dans le programme. Ensuite, focalisez-vous sur le temps ludique et festif pour apporter plus de chaleur à l’évènement. Il s’agit de la séquence prévue pour les animations avant et après repas, les activités de building et toute autre créativité qui favorise la convivialité. Cette séquence est essentielle, puisqu’elle renforce la bonne ambiance de l’équipe sur le long terme. Enfin, il faut définir le temps de la logistique. Ces horaires incluent l’aller-retour des participants pour préparer leur départ.